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Schwierige Gespräche erfolgreich meistern

Abb.: Lück
Mangelnde Kommunikation führt häufig zu Missverständnissen und resultiert dadurch oft in falsch ausgeführten Handlungen. Hinterher stellt man fest: „Man habe aneinander vorbei geredet“. Dies führt nicht nur zu einer schlechten Arbeitsatmosphäre, durch einen Mangel an Vertrauen und Entstehen von Konflikten, sondern unter Umständen auch zu einem wirtschaftlichen Nachteil für das Unternehmen. Daher kommt der erfolgreichen Kommunikation im Beruf ein hoher Stellenwert zu. Im Folgenden ein paar Tipps:

Dipl.-Ing. (FH) / MBA Udo LückGeschäftsführerBildungsakademie Papier (BIP)

Vor dem Gespräch

Bereits vor dem Treffen sollte ich mir im Klaren über das Gesprächsziel, Inhalte und gewünschte Ergebnisse sein. Ebenso sollte ich mich auf mögliche Zielsetzungen meines Gesprächspartners einstellen, um im Gespräch besser darauf eingehen zu können und Optionen für mögliche Lösungen parat zu haben. Dazu ist es oft hilfreich einen Leitfaden mit den wesentlichen Stichpunkten aufzuschreiben. Dieser kann auch während des Gesprächs genutzt werden und zeugt von guter Vorbereitung.

Gesprächseinstieg

„Das Gespräch vor dem Gespräch“: Jeder kommt aus einer unterschiedlichen Situation, mit anderen Gedanken und eigenen Themen. Deshalb ist es wichtig sich zunächst aufeinander einzustellen und eine offene Atmosphäre zu schaffen. Als Einstieg ist es vorteilhaft, an etwas Gemeinsames anzuknüpfen, sich zum Beispiel über gemeinsame Hobbys oder Freizeitbeschäftigungen auszutauschen.

Um auf das eigentliche Gesprächsthema zu kommen ist es sinnvoll, gemeinsam den aktuellen Kenntnisstand, basierend auf Zahlen, Daten und Fakten darzustellen. Bei einem Kritikgespräch sollte man allerdings schnell zur Sache kommen, damit man nicht plötzlich wie aus einem Hinterhalt damit erscheint.

Gesprächsverlauf

Neben der eigentlichen Sachbotschaft senden wir auch noch wertende Du-Botschaften, „So bist du!“ sowie Appelle „Das kannst du besser“ an unseren Gesprächspartner. Dies geschieht teilweise unbewusst und mehr oder weniger zielführend. So kann ein Gespräch ungewollt auf die Beziehungsebene gelangen und der sachliche
Inhalt weniger im Fokus stehen. Es ist
daher wichtig ein Gespür für die Wirkung von Emotionen zu bekommen und mit diesem Umstand ganz bewusst umzugehen. Emotionen auszusprechen und zu sagen, wie es mir momentan geht, etwa „Wissen Sie, wie ich mich gerade fühle?“ oder „Bin ich der Einzige, der dies so sieht?“ kann hilfreich sein.

Unserer Körpersprache kommt dabei eine ausschlaggebende Wirkung zu.
Jederzeit senden wir nonverbale Signale, die einen erheblichen Einfluss auf die Gesprächsatmosphäre und den
Gesprächsverlauf haben. Gesichtsausdruck, Blickkontakt und Stimmlage haben einen deutlich höheren Einfluss als der reine Inhalt der Unterhaltung.

Während des Gesprächs sollte man positive Empfangsbestätigungen, wie „Ja, das verstehe ich“ als Anerkennung einer anderen Meinung bzw. Teilen eines Bedenkens aussprechen. Aktives Zuhören unterstützt die erfolgreiche Kommunikation. Dies bedeutet ausreden zu lassen, bei Unklarheiten offen nachzufragen und Inhalte noch einmal mit
eigenen Worten wiederzugeben.

Gesprächspausen von ein bis zwei
Sekunden sind wichtig, um dem Gesprächspartner Zeit zur Verinnerlichung und zur Reaktion zu geben. Killerphrasen, zum Beispiel „Wie doch jeder weiß“ oder „Das hat noch nie funktioniert“ sind für die erfolgreiche Kommunikation tabu.

Gesprächsabschluss

Zum Abschluss des Gesprächs sollte man die wichtigsten Inhalte zusammenfassen und sich auf die nächsten Schritte einigen. Die eindeutige Festlegung „WER macht WAS bis WANN“ ist wesentlich für die konkrete Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Die Beantwortung der Frage „Wie genau werden Sie vorgehen?“ ist hilfreich, um Klarheit zum gegenseitigen Verständnis zu erhalten. Die Analyse der empfundenen Gesprächsatmosphäre durch ein kurzes gegenseitiges Feedback ist eine wichtige Grundlage für das erfolgreiche Folgegespräch.